Bureau-Crazy!

31 maart 2017

Nederland is een land van bureaucratie. Allerlei papierwerk en het liefst allemaal precies volgens de regeltjes. Het kan niet erger. Nou, in vergelijking met de Amerikanen stellen we bureaucratisch echt helemaal niéts voor.  Ik neem jullie graag mee naar het regel -en papierwerk die ik ondervond om “toegelaten te worden” tot de Verenigde Staten…

Op 23 november 2016 promoveer ik aan de Universiteit van Maastricht. Een week later heb ik een sollicitatiegesprek via Skype met Dr. B. Sun, principal investigator dermatologie aan de Universiteit van Californië, San Diego (UCSD). Het verloopt positief en als ook mijn referenties een positieve indruk achterlaten komt vanuit San Diego het verzoek om maar “even” langs te komen. We schrijven inmiddels 6 december 2016. Oh ja, het liefste nog dit jaar. Met de kerst voor de deur, blijft er eigenlijk maar een optie over: 17-23 december 2016. Deze reis betekent in feite ook al het begin van een enorme buraucratische rompslomp… Om te beginnen is er het boeken van de reis. Dit gebeurt volledig door de mensen van UCSD, maar dat betekent wel alle gegevens doorbellen naar de andere kant van de wereld. Vervolgens is er de welbekende ESTA aanvraag, het Amerikaanse VISA programma om voor kortdurende reizen het Amerikaanse land in te mogen…

Op donderdag schudden we de handen. San Diego wordt mijn woon -en werkplek voor de komende tijd. En bureaucratisch gezien kunnen dan echt alle remmen los! Allereerst is er het mededelen van mijn werkgevers op de universiteit Maastricht, een drietal officiële brieven zijn daarvan de stille getuigen. Maar de echte bureau-carrousel wordt in gang gezet aan de andere kant van de planeet. 4 januari 2017, een mail met de vraag om een biografieformulier in te vullen en een kopie van mijn nog verse promotiediploma op te sturen. Ten aanzien van mijn visum vul ik “even” formulier B & C in, formulier A is voor rekening van mijn aanstaande werkgever.

De UCSD wordt voor mijn immigratieproces gezien als “sponsor”, zij zijn degene die de overheid vragen om toegelaten te worden tot de VS op basis van een zogenaamd “J-1 VISA”. Dit proces krijgt vorm door een zogenaamd DS-2019 formulier. Een bijzonder papiertje, want dit is strikt in papieren vorm beschikbaar en wordt derhalve met FedEx naar Nederland verstuurt. Met dit formulier dien ik vervolgens naar het consulaat aan het museumplein in Amsterdam te gaan, maar zo ver is het nog lang niet! Eerst betaal ik de zogenaamde I901 of SEVIS fee online, waarvan het unieke nummer vermeld staat op het DS-2019 formulier. Na een aantal dagen is de bevesting van de SEVIS-fee binnen en kan de carrousel in volle vaart verder draaien. Het is inmiddels 22 februari 2017.

Ik ben nu helemaal klaar voor mijn bezoek aan het consulaat in Amsterdam zou je denken. Maar nee, voor ik mijn bezoek kan plannen vul ik online mijn officiële J1 visum aanvraag in. Ik ben een hele avond bezig met de meest uiteenlopende vragen over mijn doen en laten. Ik vul zelfs de namen van twee mensen in die in Nederland de waarheid van wat ik invul kunnen beamen, mocht dat ooit nodig zijn. Met het invullen van al deze formulieren ken ik mijn persoonsnummer en paspoortnummer inmiddels uit mijn hoofd. En weet ik inmiddels beter hoe je de doopnamen van mijn ouders spelt dan zijzelf.  Ook willen ze een pasfoto hebben, van 2 bij 2 inch, waardoor ik de rest van mijn avond bezig ben een acceptabele scan te maken van mijn Nederlandse pasfoto. Als het formulier eindelijk is verstuurd, is de website van het consulaat aan de beurt. Ik mag een afspraak maken voor mijn bezoek aan Amsterdam, voor mijn “interview”, zoals ze het zelf graag noemen.

Eerst is er echter nog een verrassing: het interview dient betaalt te worden. Een ouderwetste overschrijving van 156 euro. Het programma gaat pas verder wanneer dit geld op de rekening staat. De bevestiging hiervan volgt op 28 februari. Snel inloggen en een plek zoeken in de drukke agenda: het wordt 8 maart om 11:45. In alle vroegte vertrekken we die dag naar Amsterdam, met een inmiddels vrij dikke map aan papieren: mijn paspoort, het DS-160 formulier, het DS-2019 formulier, de bevestiging van mijn afspraak, mijn contract (dat ik ergens in deze tijdlijn online heb getekend), een reeks 2×2 inch pasfoto’s (voor de zekerheid) en een reeks bankafschriften om te bewijzen dat ik verbonden ben aan Nederland en genoeg geld heb om de reis te kunnen betalen. Goed bepakt kom ik aan bij het consulaat. Een paar vriendelijke beveiligers vragen zich af wat ik om 11:15 al kom doen, maar begeleiden me naar binnen. Daar neem ik plaats in een grote ruimte, waar een aantal stoelen staan die met hun rug gekeerd zijn naar een drietal loketten. Ik krijg een map in mijn handen geduwd waarin ik mijn paspoort en formulieren moet stoppen. Verder staar ik naar een scherm, afwachtend tot mijn volgnummer verschijnt.

Als het moment is aangebroken, ga ik naar loket 1. Hier wordt de inhoud van mijn map gecheckt. De pasfoto blijkt niet nodig, mijn scanwerk was afdoende. Ik ben klaar voor loket 2. Hier worden mijn biologische eigenschappen ingenomen, hetgeen voornamelijk bestaat uit mijn vingerafdrukken. Nog wel even een dingetje, want mijn handen zijn niet vet genoeg voor de apparatuur. Uiteindelijk haal ik uit mijn nek voldoende vet om mijn vingerafdrukken achter te laten. Ik mag weer gaan zitten tot mijn naam wordt omgeroepen. Dit gebeurt rond 12:10, wanneer de zaal verder volledig leeg is. Dan is het dus eindelijk tijd voor mijn interview, aan loket nummer 3. Ik loop naar de beste man toe en hij zegt “so, San Diego, everyone is jealous around here”. Op zijn vraag wat ik daar ga doen geef ik beknopt en duidelijk antwoord. Nog voordat ik uitgesproken ben zet hij een stempel op mijn formulieren: “approved” roept hij en mijn 29 seconden durende interview is ten einde. Het paspoort houdt hij achter, dat wordt binnen enkele dagen opgestuurd naar mijn huisadres. Voor de veiligheid is dit inmiddels het adres van mijn ouders, want mijn flat in Maastricht is in de tussentijd flink ontmanteld.

Tussen de verhuisperikelen door valt mijn paspoort uiteindelijk op de mat en is voorzien van een grote sticker op pagina 18: het J-1 visum. We schrijven inmiddels 10 maart. Ondertussen heb ik mijn tickets geboekt om op 21 maart via Seattle naar San Diego te vliegen. Vanaf nu altijd met mijn paspoort en DS-2019 zowat tegen mijn lijf geplakt, want ze zijn alleen samen geldig. En dus zet de douanebeambte op het vliegveld “DS-2019” en admitted in mijn paspoort, naast mijn visum. De dag na mijn aankomst moet ik me melden om te bewijzen dat ik er ook echt ben, mijn sponsor. Hiervoor print ik online eerst een I-94 formulier uit, waarop mijn meest recente immigratiegegevens vermeld staan. Nadat ik een uur lang uitleg heb gekregen over mijn rechten en plichten als J1 -visumhouder wordt een handtekening gezet: ik ben legaal in de VS!

Later die dag meld ik me bij de salarisadministratie voor een laatste lading aan formulieren. Daarvoor heb ik bij Chase een bankrekening geopend, zodat ik ook een rekeningnummer kan doorgeven. Voor alles is een formulier en 8 handtekeningen sta ik weer buiten. Paar dagen later meld ik me nog voor een tweetal pasjes, een campuspas en een pas om het gebouw van mijn nieuwe werk in te kunnen. Mijn handtekening kan ik dromen. Maar we zijn nog niet klaar, ik moet nog een Social Security Number (de equivalent van het burgerservicenummer) en een nieuw rijbewijs, maar daarover een andere keer meer. Eerst maar even mijn handen laten rusten, want ze leiden een formuliritis, dus ik ga het zwembad en de hot tub maar even uitproberen. Toch fijner om daar als legaal immigrant in te kunnen zitten, hoe bureau-crazy je daar ook van mag worden!

Bron voor de afbeelding: http://today.lbl.gov/2014/12/19/state-department-updates-regulations-for-j-1-visa-exchange-visitors/